Elektronika
Kiút az adatdzsungelből!?
Elképesztő mennyiségű dokumentumot tárol a MÁV, legyen elég csak annyit megjegyezni, hogy a vasúttársaságnál az éves e-mail forgalom eléri a 26 milliót! A döbbenetes méretű információhalmazban egyre nehezebb eligazodni, így szükségessé vált az eleddig egymással párhuzamosan, de elszigetelten működő informatikai rendszert korszerűsíteni, egyben kezelni. A megoldás a DMS lehet.
Százmillió forintos költségmegtakarítással kalkulálnak a MÁV-nál a „társasági dokumentumkezelés hatékonyságának növelését segítő rendszer” bevezetése révén. A papíralapú rendszert felváltó dokumentumkezelő struktúra üzembiztos működését ez év végére ígérik.
A felmérések szerint az iktatási rendszereken több mint 3 és félmillió különböző ügy, 2-2,5 millió papír alapú dokumentum, 750 ezer belső postán továbbított irat, 10-10 millió A/4-es oldal és elektronikus dokumentum, valamint több mint 26 millió e-mail fut át évente. Ezek kezelését jelenleg több, egymással párhuzamosan, mégis elszigetelten működő informatikai rendszer támogatja. „A DMS az eddigi papíralapú rendszert váltja fel és a szervezet működésének egészét áthatja majd” – állítja a MÁV Kommunikációs Igazgatósága.
Lényegben egy egységes elektronikus irattár léphet működésbe. Az új megoldás lehetővé teszi a vonalkódos azonosítást, a határidők automatikus figyelését, a szabadszavas keresést, az integrációt és a dokumentum jóváhagyást, illetőleg jelentős mértékben megkönnyíti a szignálási folyamatokat. „A DMS rendszer járulékos előnye – állítja a vasúttársaság –, hogy az ügyintézői terhelés egyenletesebbé válik, továbbá radikálisan csökken a nyomtatási igény.”
A rendszer a KIM Poszeidon szoftverlicencéhez csatlakozik. Az előkészítés során azonosításra kerültek a DMS által kiváltandó, illetve azzal adatkapcsolatba kerülő rendszerek is: 22 kerül kiváltásra, 11 integrációra, 11 pedig támogatásra. A rendszer a MÁV Csoport nagyvállalatainál (MÁV Zrt., MÁV-START Zrt., MÁV-TRAKCIÓ Zrt., MÁV-GÉPÉSZET Zrt., MÁV-Informatika Zrt.,) 2012 végén egyszerre kerül bevezetésre, így a DMS-t 6500 munkavállaló használja majd.
A legnagyobb mértékű megtakarítás a nyomtatás, fénymásolás, papíralapú ügyintézés területén várható az előzetes kalkulációk alapján. A DMS bevezetésével a nyomtatás esetében például a bevezetés utáni első évben 167 milliót, a második évben 201 milliót, míg 2015-ben már 234 millió forintot spórolhatnak meg a MÁV-nál.
Sz.Z.A.